امروزه کمتر اداره‌ای را پیدا می‌کنید که از سیستم‌های کامپیوتری برای انجام کارهای خود استفاده نکند. در واقع حتی تصور حذف کامپیوتر از اداره‌ها نیز به امری غیرممکن بدل شده است. البته همین امر خود یکی از بزرگ‌ترین دغدغه‌های هر مدیری است. اینکه چگونه یک سیستم آماده مناسب برای کارمندان خود تهیه کند که علاوه بر بالابردن راندمان کاری، میزان هزینه‌ها را کاهش دهد. ما در ادامه در خصوص کامپیوتر آماده اداری قرار است به چنین سوالی پاسخ دهیم.
کامپیوتر آماده اداری؛ راه حلی مطمئن برای انجام امور اداری
ظهور کامپیوترها بسیاری از صنایع را متحول کرده است. کارهای اداری نیز از این قاعده مستثنی نیستند. کامپیوترهای اداری با ارائه نرم‌افزارها و عملکردهای مختلف ارتباطی برای انجام وظایف اداری، به بهبود کارایی و دقت کارکنان اداری کمک کرده‌اند. امروزه تقریبا در هر دفتر اداری حداقل یک سیستم کامپیوتری وجود دارد و بسیاری از اداره‌ها بدون وجود یک کامپیوتر نمی‌توانند وظایفی که به آن‌ها محول شده است را انجام دهند.
همین امر موجب شده است تا مدیران برای بالابردن کارایی و بهره‌وری کارکنانشان دست به خرید کامپیوتر بزنند. یکی از بهترین خریدها برای تامین نیازهای سیستمی یک اداره، خرید کامپیوتر آماده اداری است. یک کامپیوتر آماده از قبل در کارخانه اسمبل شده است و شما بعد از خرید می‌توانید به‌سرعت از آن استفاده کنید. مطمئنا چنین انتخابی می‌تواند برای مدیرانی که می‌خواهند با خرید یک سیستم اداری، آن را سریعا وارد محیط کاری کنند بسیار مفید است.
این مقاله را حتما بخوانید:خرید کامپیوتر اسمبل شده یا اسمبل کامپیوتر؟
مزایای استفاده از کامپیوتر آماده اداری
البته ممکن است شما از قبل با مزایای کامپیوترهای اداری آشنایی داشته باشید. استفاده از این سیستم‌ها می‌تواند مزایای بسیار زیادی در محیط کاری داشته باشد که ما در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره خواهیم کرد.
سیستم‌های کامپیوتری ارتباطات را ایجاد می‌کنند
درون یک دفتر اداره یا شرکت، ارتباط داشتن حرف اول را می‌زند. این ارتباط می‌تواند درون‌سازمانی و بین کارکنان و یا برون‌سازمانی و با سایر افراد باشد. این ارتباط می‌تواند به کمک انواع سیستم‌های پیام‌رسانی و یا ایمیل‌ها صورت بگیرد. البته با حضور اینترنت در دفاتر اداری، گزینه‌های ارتباطی بسیار زیادی به وجود آمده است. بدین صورت برنامه‌هایی مانند اسکایپ، زوم و سایر برنامه‌های پیام‌رسانی و ارتباطی از این طریق اجازه برگزاری انواع کنفرانس‌ها را با کمترین هزینه ممکن می‌سازند.
کامپیوتر آماده اداری امکان ذخیره‌سازی اطلاعات را به شما می‌دهد
با ظهور سیستم‌های کامپیوتری، امکان ذخیره و بازیابی اطلاعات با پیشرفت چشمگیری روبه‌رو شد. فایل‌ها از این به بعد می‌توانستند به کمک روش‌های جستجو به‌سرعت بازیابی شوند و هارددیسک‌های مختلف می‌توانستند حجم عظیمی از اطلاعات را در خود جای دهند. برای دفاتر اداری و پایگاه‌داده‌های بزرگ مانند انواع شرکت‌ها، موسسه‌ها و انجمن‌ها، سهولت در ذخیره و بازیابی اطلاعات دارای مزایای بسیار زیادی است.
دیگر نیازی نیست تا از انبوهی از کاغذها و پوشه‌های مختلف برای پیداکردن انواع پرونده‌های اداری، سابقه مشتریان و … استفاده کرد. کامپیوتر آماده اداری به‌سادگی تمامی این اطلاعات را برای شما نگهداری خواهد کرد.
کامپیوترهای اداری امکان شبکه‌سازی را مهیا می‌کنند
یکی از مهم‌ترین کارها در هر اداره‌ای، اشتراک‌گذاری فایل‌های مختلف است. شبکه‌های اداری با ایجاد اینترانت اداری می‌توانند پرونده‌های خود را برای تمامی کارکنانشان ارسال کنند و اجازه دسترسی را به افراد بدهند. البته که مدیران می‌توانند دسترسی افراد را به‌سادگی محدود کنند. همچنین می‌توان نرم‌افزارهای مدیریتی را هم به‌راحتی به اشتراک گذاشت. بدین صورت می‌توان در هزینه‌های اداره‌ها صرفه‌جویی کرد.
دلیل این امر نیز آن است که به‌جای خرید چند نسخه از یک برنامه برای نصب در کامپیوترهای مختلف، می‌توان آن را از طریق شبکه در اختیار تمامی کارکنان قرار داد.
کامپیوترهای اداری بهره‌وری کارکنان را بالا می‌برد
استفاده از کامپیوترهای آماده اداری می‌تواند به‌شدت بهره‌وری را در محیط‌های اداری افزایش دهد. کامپیوترهای اداری همچنین می‌تواند در زمینه‌های پردازش اطلاعات، مدیریت داده‌ها، دسترسی به اطلاعات، ایجاد اطلاعات، جمع‌آوری و در نهایت ذخیره‌سازی آن‌ها نیز به کارکنان کمک کرده و باعث افزایش کارایی شود.
پاسخ به یک سوال پرتکرار: قیمت کامپیوتر آماده به‌صرفه‌تر است یا اسمبل کامپیوتر؟
راهنمای خرید کامپیوتر آماده اداری
همان‌طور که گفته شد، یکی از بزرگ‌ترین دغدغه‌های مدیران، خرید کامپیوتر اداری مناسب برای شرکتشان است. این دسته از افراد به دنبال خرید سیستم‌های کامپیوتری هستند که در عین کاهش هزینه‌ها، باعث بالارفتن بهره‌وری افراد شوند. ما در ادامه نکات مهمی در خصوص خرید کامپیوتر آماده اداری مطرح خواهیم کرد تا این دسته از افراد را در زمان خرید این تجهیزات کمک کند.
نیاز خودتان را بشناسید
اولین قدم در خرید سیستم‌های کامپیوتری برای اداره، این است که بدانید هدف از خرید سیستم چیست؟ شما در ابتدا باید نیاز خودتان و وظایفی را که از یک سیستم کامپیوتری آماده توقع دارید، مشخص کنید. آیا شما می‌خواهید فعالیت‌های روزمره و ساده را به کمک این سیستم‌ها پیاده‌سازی کنید و یا اینکه به کمک آن‌ها می‌خواهید برنامه‌های سنگین را اجرا کنید؟
مسلما یک شرکت اداری که در حوزه طراحی بازی‌های گرافیکی یا معماری فعالیت می‌کند، به سیستم‌های پیشرفته‌ای نیاز خواهد داشت. درحالی‌که یک اداره معمولی که نهایت وظیفه آن ارسال ایمیل به مشتریان و تایپ چند نامه ساده است، به چنین کامپیوترهای پیشرفته‌ای نیاز نخواهد داشت. پس حتما در ابتدا نیاز خودتان را مشخص کنید.
بسته به جایگاه افراد سیستم کامپیوتری بخرید
مسلما کامپیوتر اداری فردی که به‌عنوان کارآموز وارد محیط اداری می‌شود با کامپیوتر اداری رئیس شرکت متفاوت است. برخی از کارمندان اداره ممکن است به سیستم‌های پیشرفته‌تری نیاز داشته باشند. درحالی‌که برخی دیگر با سیستم‌های ساده اداری نیز می‌توانند فعالیت خودشان را انجام بدهند. این کار به‌سادگی می‌تواند از صرف هزینه‌های گزاف برای تأمین کامپیوتر آماده اداری جلوگیری کند. پس در هنگام خرید کارمندان را دسته‌بندی کرده و بر اساس نوع جایگاهی که دارند، دست به خرید سیستم کامپیوتری بزنید.
بودجه خودتان را مشخص کنید
یکی از بهترین راه‌ها برای کاهش هزینه‌ها در هنگام خرید کامپیوتر آماده اداری این است که شما از قبل برنامه‌ای برای خرید داشته باشید. شما باید مشخص کنید که چه میزان بودجه برای خرید سیستم‌های اداری کنار گذاشته‌اید. بدین صورت با دید باز و با یک برنامه مشخص دست به خرید می‌زنید و جلوی هزینه‌های اضافی را خواهید گرفت.
با این کامپیوتر آماده بیشتر آشنا شوید: نقد و بررسی کامپیوتر رومیزی دل مدل optiplex 3080
نتیجه‌گیری
یکی از مکان‌هایی که به وجود سیستم‌های کامپیوتری نیاز مبرم دارد، اداره‌ها هستند. این محیط‌ها برای انجام امورات خود به سیستم‌های مختلفی نیاز دارند. از مهم‌ترین وظایفی که کامپیوترهای آماده اداری بر عهده دارند، می‌توان به امکان ذخیره‌سازی اطلاعات، بالابردن کارایی، شبکه‌سازی و … اشاره کرد. البته اگر قصد خرید کامپیوتر آماده اداری را دارید، بهتر است از قبل بودجه خودتان را مشخص کنید و بعد از آن بدانید که هدفتان از خرید سیستم چیست. بدین صورت می‌توانید در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید. زیگورات تکنولوژی را در اینستاگرام دنبال کنید.
